De gemeente Purmerend richt zich op inwoners als kern van de samenleving. Dit betekent dat alle inspanningen erop gericht zijn hen te ondersteunen in hun zelfredzaamheid en welzijn. Daar zetten we ons elke dag voor in. Achter de schermen zorgt het team van managementassistenten ervoor dat alles goed geregeld is. Zo kunnen onze collega’s in het maatschappelijk domein hun werk goed doen.

Wat ga je doen?

Als managementassistent zet je jouw organisatorische en administratieve talent in ter ondersteuning van het Maatschappelijk Domein.Samen met je collega’s ondersteunen jullie het managementteam en zijn jullie het kloppend hart voor verschillende informatiestromen.

• Je weet wat er speelt, agenda’s en administratie zijn in jouw handen op orde.
• Je verzorgt de digitale agenda’s van meerdere teammanagers en onderhoudt de mailbox en stemt deze af met betrokken teammanagers. Aan een half woord heb je genoeg om de juiste informatie aan te leveren.
• Ook ondersteun je beleidsmedewerkers met complexe bijeenkomsten en afspraken.
• Je verstuurt agenda’s/vergaderstukken en zorgt waar nodig voor de verslaglegging van overleggen.
• Je bewaakt de voortgang van verschillende bestuurlijke en financiële procedures.
• Je registreert nieuwe externe inhuur en houdt deze bij, signaleert tijdig wanneer deze afloopt en verlengt deze in overleg met de teammanager. Je zorgt voor toegangstokens en de benodigde autorisaties.
• Je verwerkt facturen en verplichtingen.
• Je bent het aanspreekpunt voor collega’s van het hele domein. Ondersteunt waar nodig, voor een soepel lopend proces of project.
• Je behandelt de mail van de algemene mailbox van het secretariaat.
• Je verzamelt en verwerkt stukken voor zowel de commissie- als de wethoudersoverleggen.
• Je vindt het leuk om bij te dragen aan het domein met oog voor lief en leed.

Wat vragen we van jou?

Als een energieke en proactieve persoonlijkheid gedij jij goed in een dynamische omgeving waarin jij vanuit een netwerk opereert. Je omarmt uitdagingen en bent nieuwsgierig naar nieuwe kennis en vaardigheden, vooral als het gaat om het eigen maken van vakdeskundigheid in een maatschappelijk relevante context.

Jouw natuurlijke antenne stelt je in staat om snel te begrijpen wat er speelt en waar ondersteuning nodig is. Stressbestendigheid, effectieve communicatie, een vleugje humor, integriteit, snel schakelen en een flexibele instelling zijn jouw sterke punten die je gaan helpen in deze rol.

Het behouden van overzicht, het tijdig inspelen op behoeften en het leggen van verbanden zijn essentiële vaardigheden die je bezit. Je bent goed op de hoogte van wat er inhoudelijk speelt en je werkt graag in teamverband samen. Je bent bereid om jouw collega’s te vervangen bij afwezigheid, omdat je gelooft in het belang van een soepel draaiend team.

Jij brengt mee

• Een opleiding op mbo+ niveau.
• Actuele vaardigheden op administratief gebied.
• Een aantal jaar werkervaring in een assisterende rol en/of secretariële functie.
• Uiteraard ben je handig met Office applicaties en je bent bereid om je verder te ontwikkelen in de wereld van de digitale systemen (AI).

Wat bieden wij?

• Een prettig team met een goede sfeer.
• Een werkweek van 24 uur (werkdagen in afstemming met naaste collega’s).
• Wij vinden persoonlijke groei belangrijk en bieden daarvoor diverse mogelijkheden.
• Een prima arbeidsvoorwaardenpakket volgens de CAO gemeente. Functieschaal 7, maximaal € 3.980,- op basis van 36 uur per week.
• Daarbij ontvang je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris dat je naar eigen voorkeur kunt besteden.

Hebben we je overtuigd?

Mooi! Dan ontvangen we graag uiterlijk 26 oktober jouw motivatiebrief en CV. Wil je meer informatie of heb je vragen over de functie, neem dan contact op met Benita van der Steen (teammanager ai MD) via 0299 452070 of met Stijna Schaap (Management Assistent MD) via 0299 452503.

Handig voor je agenda:

De 1e gesprekken vinden plaats op donderdagmiddag 30 oktober en dinsdagmiddag 4 november.

De 2e gesprekken staan gepland donderdag 6 november. Fijn als je hier rekening mee houdt.

Het verkrijgen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een voorwaarde om bij ons te kunnen werken.